Le Medef AURA recherche son/sa futur(e) chargé(e) de projets cofinancés

Le contexte

L’association IPRA développe et pilote depuis plusieurs années une offre de services diversifiée pour répondre aux besoins d’emplois - compétences des entreprises du territoire : rapprochement de l’école et de l’entreprise, accompagnement au recrutement et à l’intégration de publics cibles, intégration du Handicap dans les pratiques RH…

Ces projets / dispositifs sont pilotés par des chargés de mission régionaux, et déployés dans les 12 départements de la région par des chargés de mission territoriaux.

Ils sont soutenus financièrement par des partenaires institutionnels (principalement l’Etat, la Région, l’Agefiph et la Commission Européenne), au travers de conventions financières.

Les chargés de mission qui conduisent ces dispositifs mobilisent pour ce faire les entreprises en s’appuyant sur les branches professionnelles et les Medef territoriaux.

La mission

Dans le cadre d’une réorganisation interne, l’IPRA recherche son(sa) chargé(e) de projets cofinancés, dont la mission principale consiste à sécuriser administrativement et financièrement les conventions financières liées à la mise en œuvre de ces différents programmes (actions école-entreprise, Mode d’Emploi, Clubs entreprises et handicap…).

Le(la) chargé(e) de projets cofinancés appuiera également les chargés de mission dans le déploiement des programmes par une promotion active auprès des cibles visées (entreprises, établissements scolaires…), par un appui logistique à l’organisation d’évènements, voire par la contribution à certaines opérations sur le terrain (exemple : salon de promotion de l’apprentissage, réunions techniques ou comités de pilotage…)

Sous la responsabilité du Responsable Emploi-Formation, le(la) chargé(e) de projets cofinancés travaillera en étroite collaboration avec les chargés de mission (régionaux et territoriaux). Il(elle) sera également en relations régulières avec les financeurs, voire avec les partenaires ou prestataires parties prenantes des projets cofinancés.

Les activités

Gestion des conventions financières :

• Compléter les dossiers de demandes de financements
• Formaliser les procédures administratives et financières liées à la mise en œuvre des projets / dispositifs, et veiller à leur application
• Produire et administrer les documents administratifs (conventions de formation, convocations, feuilles d’émargement…) liés à certaines actions organisées au titre de l’organisme de formation de l’IPRA (par exemple pour la formation des entreprises au handicap).
• Contribuer à l’élaboration des bilans régionaux, en particulier concernant les aspects financiers : saisie de données, vérification de leur réalité (justificatifs) de leur cohérence…
• Créer, alimenter et mettre à jour une base de contacts pour chaque projet / dispositif
• Archiver numériquement et physiquement les documents selon la procédure définie

 Suivi des réalisations :

• Collecter, vérifier, et saisir les indicateurs de réalisation définis et justificatifs associés
• Suivre l’atteinte des objectifs, alerter en cas d’écarts, et relancer si besoin les chargés de mission
• Réaliser le traitement statistique des données saisies (tableaux croisés dynamiques et représentations visuelles associées) et participer à leur analyse 
• Assurer le suivi financier des projets : suivi des factures (pointage au regard des conventions/devis, saisie dans des tableurs et/ou dans une plateforme Internet…), relance des prestataires…

Contribution à l’animation et à la mise en œuvre: 

• Participer à la veille documentaire et juridique liée aux projets / dispositifs, y compris par une démarche proactive de consultation de sites et par des recherches ciblées sur Internet
• Organiser (formalisation et envoi des invitations, réservation des salles…) et préparer (mise en forme du support d’animation et des dossiers participants) les groupes de travail techniques, réunions (sensibilisation ou formation) et comités de pilotage ; éventuellement, y participer et rédiger les relevés de décisions et les diffuser
• Elaborer, en étroite collaboration avec la Chargée de communication, et mettre à jour, les outils de communication concernant les projets / dispositifs (articles pour le site Internet ou la newsletter, flyers ou plaquette comprenant des graphiques ou schémas, diaporamas de présentation, etc.)
• Exploiter des fichiers pour contacter des cibles des actions (établissements scolaires, entreprises, acteurs institutionnels…) afin de promouvoir les projets/dispositifs et de mobiliser des participants
• Organiser (et le cas échéant participer à) des évènements de type tenue d’un stand sur un forum de l’orientation ou un job dating, intervention d’un professionnel d’entreprise dans une classe d’élève…

Compétences et qualités requises :

Vous êtes très à l’aise et appréciez les outils informatiques, les chiffres, et les activités touchant à l’administration de données et de documents. On dit de vous que vous êtes organisé(e), et que vous avez un bon relationnel. Vous aimez travailler en équipe, vous recherchez de la polyvalence et une certaine autonomie dans la conduite de vos missions.

Principaux critères de recrutement :

• Excellente maitrise des outils bureautiques (Pack Office), et notamment : Excel (création de tableaux croisés dynamiques, graphiques, formules, filtres et tris de données…), Word (mise en page / en forme de documents), Power Point (diaporamas animés) et Outlook (archivage des messages, règles de message, agendas partagés et gestion des tâches).
• Capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément : faire preuve de rigueur, respecter les consignes et les délais, capacités d’autocontrôle, savoir prioriser ses actions en fonction des objectifs assignés
• Bon niveau de maitrise du calcul, des ratios et pourcentages, complété de quelques notions de comptabilité d’entreprise
• Autonomie et sens du travail en équipe : définir et suivre une feuille de route, rendre des comptes, anticiper les difficultés et alerter, savoir faire preuve d’initiatives dans un cadre défini, partager ses informations, rechercher les informations utiles à la réalisation de ses tâches…
• Qualités rédactionnelles, et notamment bonne maitrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
• Aisance relationnelle, dans les contacts téléphoniques, et dans la communication interpersonnelle en général (maitrise de la langue française, bonne expression orale, capacité à adapter son discours à différentes typologies d’interlocuteurs…)
• Fiabilité et discrétion (engagement de confidentialité)
• Maitrise de l’environnement web (utilisation de plateformes et outils accessibles en ligne), et de la navigation sur Internet (recherche d’informations)
•  Une expérience professionnelle de plusieurs années dans un organisme en lien avec l’emploi, l’orientation ou la formation professionnelle serait un véritable plus, tout comme une expérience au sein d’une fédération ou organisation patronale ou d’un réseau au service d’entreprises.
• Le fait d’être titulaire du permis de conduire et de disposer d’un véhicule serait également apprécié, tout comme une bonne maitrise de l’anglais.  

Conditions d’exercice :

• Rémunération : selon qualification et expérience (25-30K€).
• Poste en CDI à pourvoir dès que possible
• Temps plein
• Lieu de travail : Lyon 8ème. Poste sédentaire, mais des déplacements occasionnels sur la région Auvergne Rhône-Alpes sont à prévoir (ex : réunions régionales délocalisées, forums ou salons professionnels).               

Contact : Envoyer CV + lettre de motivation à ftouzet@medef-aura.fr en indiquant en objet « candidature chargé projets ».